Aujourd’hui, les employés sont plus nombreux à participer à des formations et à des apprentissages en ligne, que ce soit dans le cadre d’un processus d’accueil et d’intégration, pour une sensibilisation à la conformité ou pour acquérir de nouvelles compétences. La formation en ligne n’est certes pas une nouveauté, mais la pandémie a donné aux organisations et à leurs professionnels de la formation et du développement (L&D) de nombreuses opportunités d’essayer de nouvelles choses, et d’identifier les meilleures pratiques et les méthodes qui favorisent l’engagement, en particulier dans des environnements de travail hybrides, dans lesquels certains collaborateurs sont sur site et d’autres en télétravail.
Joe Miller, vice-président du département Formation et stratégie chez BenchPrep à Chicago, souligne que, selon le rapport 2020 de LinkedIn sur la formation dans l’environnement de travail, 57 % des professionnels de la formation et du développement prévoient de consacrer plus de budget à la formation en ligne cette année. « La formation en ligne a clairement le vent en poupe », commente-t-il.
La pandémie joue certainement un rôle majeur dans cette hausse des investissements dans la formation et l’apprentissage en ligne. Mais toutes les formations à distance ne se valent pas. Les organisations doivent suivre un certain nombre de bonnes pratiques pour que leurs employés s’impliquent véritablement et tirent le meilleur parti de ces formations.
Personnaliser la formation en ligne
L’environnement de la formation à distance ne se limite pas aujourd’hui à des offres standardisées. En réalité, c’est la personnalisation d’une formation qui fera son efficacité, précise Joe Miller.
« Dans un environnement d’apprentissage numérique, il est facile de voir ce que les gens savent et ce qu’ils ne savent pas », explique-t-il. « La personnalisation du programme se fait dès le début, afin qu’aucune information essentielle ne soit négligée », ajoute-t-il.
Une personnalisation efficace passe notamment par le choix entre diverses options d’apprentissage, par exemple une combinaison de modules synchrones et asynchrones, et la possibilité de rechercher proactivement des informations à la demande.
Il est aussi possible de personnaliser l’expérience en tenant compte des habitudes et objectifs des collaborateurs d’aujourd’hui, très à l’aise avec les outils numériques.
Penser à la ludification pour susciter l’intérêt et encourager les interactions
Nous savons tous à quel point les jeux vidéo peuvent devenir addictifs, note Joe Miller. Les organisations peuvent en tirer parti en donnant une coloration ludique à leurs supports de formation en ligne. « La ludification, sous forme de tableaux de classement, de badges ou de mises à jour instantanées, incite à aller jusqu’au bout d’une formation », explique-t-il. Les jeunes employés en particulier, familiarisés depuis l’enfance avec les consoles de jeux vidéo, seront souvent attirés par des offres de formation de ce type.
Irene Williams, enseignante en gestion à l’ université Walden de Minneapolis, convient que les jeux ou les simulations peuvent contribuer à soutenir l’intérêt des employés pour une formation en ligne. Elle souligne aussi l’importance des opportunités d’interaction.
Des données chiffrées viennent confirmer les réflexions de Joe Miller et d’Irene Williams sur l’efficacité de la ludification pour l’engagement du personnel : selon des recherches menées par TalentLMS, 83 % des employés suivant une formation ludique se sentent plus motivés et 89 % des employés en général passeraient plus de temps sur ce type de logiciel. En outre, 66 % des télétravailleurs considèrent que, pour eux, l’apprentissage passe avant tout par la visualisation.
De nombreux employés qui travaillent encore à distance sont également friands d’opportunités d’interaction.
Prévoir des possibilités d’interaction
La formation en ligne ne doit pas nécessairement être statique. De grands progrès ont été accomplis depuis l’époque des offres uniformes et asynchrones, souvent impersonnelles et ennuyeuses. L’expérience acquise depuis le début de la pandémie en matière de formation et de développement incite les employeurs à chercher des moyens d’intégrer des possibilités d’interaction, à la fois pour favoriser l’engagement et pour lutter contre le sentiment d’isolement.
« Créez des opportunités d’interaction avec d’autres employés dans les modules de formation », suggère Irene Williams. « Si vous organisez une session de formation virtuelle, prévoyez des séances en petits groupes pour des échanges sur les thèmes les plus importants. »
Ces interactions peuvent avoir lieu avant, pendant ou après la session de formation, aussi bien avec les collaborateurs en télétravail qu’avec ceux qui sont sur site, dans le cadre d’une approche d’apprentissage mixte.
Adopter une approche d’apprentissage mixte
« La formation en présentiel peut être synonyme de présentations ennuyeuses, tandis que l’apprentissage en ligne suscite souvent un sentiment d’isolement », reconnaît Joe Miller. Une approche mixte est pour lui un bon moyen d’y remédier. « L’apprentissage mixte permet aux participants d’avancer à leur rythme tout en se familiarisant avec les thèmes et concepts clés. » Dans ce cas, la classe virtuelle peut se prêter à la discussion et à la collaboration, dans un modèle d’environnement de travail hybride, explique-t-il.
John Copeland est expert en offres technologiques d’apprentissage et de développement chez Barco, leader dans les solutions de visualisation basé dans l’État de Géorgie. D’après lui, « le travail en mode hybride est une tendance de fond qui aura, avec la flexibilité qu’il implique, de multiples implications dans l’ensemble de l’entreprise ». « Si l’avenir du travail est hybride, celui de la formation et du développement l’est aussi, c’est une évidence », affirme-t-il. « Il est plus que jamais indispensable d’offrir des formations efficaces, pour répondre non seulement à la demande croissante de flexibilité, mais aussi à la nécessité de faire monter en compétences et de requalifier le personnel pour l’aider à s’adapter à l’émergence d’un univers numérique forgé par la technologie, les big data et l’IA. »
John Copeland convient de l’intérêt de la ludification et des opportunités d’interaction pour favoriser l’engagement, et suggère les mesures suivantes :
- Intégrer la formation en ligne dans le flux de travail. Il recommande de remplacer les lourds programmes de formation par des sessions courtes, réparties sur plusieurs jours ou plusieurs semaines. Selon lui, une telle approche peut « favoriser la continuité et l’implication dans des environnements où les employés ne peuvent pas tous être ensemble ».
- Varier les modes d’engagement. « Proposez un mix de sessions interactives en direct et de séances préenregistrées, ainsi que des programmes en présentiel et en distanciel, afin de tenir compte des préférences de chacun en matière d’apprentissage », conseille John Copeland.
- Varier les formats de contenu. John Copeland recommande de proposer des formats variés : cours en direct, travaux en équipe, quiz, vidéos à la demande, présentations accompagnées de diapositives, supports écrits…
Comme pour tout projet de formation, les spécialistes du domaine doivent bien sûr veiller à l’intérêt de la formation pour la pratique professionnelle.
Prolonger l’apprentissage par des applications dans le monde réel
Titulaire d’un master et d’un doctorat, Mark Coster est propriétaire et rédacteur en chef de STEM Toy Expert. Il a l’expérience à la fois de la formation et de la gestion d’une entreprise en ligne. Son équipe travaille intégralement à distance, et pas seulement depuis la pandémie. Une de ses stratégies pour favoriser l’engagement du personnel a consisté à créer des missions avec un workflow impliquant plusieurs collaborateurs à l’issue d’un cours.
« Un collaborateur commence la mission en réalisant une ou deux sous-tâches ; il passe ensuite la main à un autre qui prend en charge l’étape suivante, et ainsi de suite. » Mark Coster se place en bout de chaîne. « L’objectif est d’appliquer ensemble des connaissances nouvellement acquises, de collaborer, de pouvoir solliciter de l’aide et des conseils si nécessaire, de discuter des problèmes éventuellement rencontrés, d’échanger sur les acquis », explique-t-il. Mais surtout, ces missions favorisent l’engagement dans la durée, avec des échanges informels et une forme de solidarité virtuelle.
Sam Kroonenburg, fondateur et PDG de A Cloud Guru, une société de formation dans le cloud, souligne l’importance, pour la formation des adultes, de maintenir un lien avec leur environnement de travail. « Les apprenants adultes ont besoin de relier ce qu’ils apprennent avec leur expérience sur le terrain », explique-t-il. La possibilité de mettre en pratique les compétences acquises dans un environnement sans risque est un bon moyen d’y parvenir.
Prenons l’exemple d’un collaborateur suivant une formation sur une nouvelle technologie cloud. Laissez-le l’expérimenter dans un environnement sûr, de type labo ou « bac à sable », où il peut réussir, ou échouer, sans crainte d’effets négatifs sur l’environnement cloud de son entreprise », suggère-t-il. « Cette approche permet de s’assurer que le collaborateur concerné maîtrise parfaitement la technologie avant de l’utiliser dans son travail au quotidien », ajoute-t-il.
L’environnement actuel de la formation et de l’apprentissage en ligne offre un certain nombre de moyens de s’assurer de l’engagement du personnel. Avec l’expérience, les responsables de la formation et du développement, les professionnels des RH, les managers et autres parties prenantes apprennent de leurs réussites et de leurs erreurs. Ils bénéficient aussi des expériences et des bonnes pratiques des autres. Et vous, quelles stratégies d’engagement mettez-vous en œuvre dans votre approche de la formation en ligne pour vos employés ?
